PIT-28 to formularz wykorzystywany przez podatników rozliczających przychody ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Korzystają z niego zarówno przedsiębiorcy, którzy wybrali tę formę opodatkowania, jak i osoby osiągające przychody z najmu prywatnego.

W odróżnieniu od rozliczenia według skali podatkowej ryczałt oblicza się zasadniczo od przychodu, a nie od dochodu. Oznacza to, że wydatki związane z prowadzeniem działalności lub wynajmowaniem nieruchomości nie pomniejszają przychodu jako koszty jego uzyskania. Nie oznacza to jednak całkowitego braku możliwości stosowania odliczeń. Podatnik może korzystać z określonych preferencji przewidzianych w przepisach, jeżeli spełnia wymagane warunki.

Jak prawidłowo wypełnić PIT-28 za 2026 rok, ustalić właściwą stawkę ryczałtu i rozliczyć przysługujące odliczenia? Wyjaśniamy poszczególne etapy wraz z praktycznymi przykładami.

Kto powinien złożyć PIT-28 za 2026 rok?

Formularz PIT-28 przeznaczony jest przede wszystkim dla osób osiągających przychody opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Dotyczy to w szczególności:

• Osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem.
• Wspólników określonych spółek, których przychody są rozliczane w tej formie.
• Osób uzyskujących przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy lub podobnych umów poza działalnością gospodarczą.
• Podatników uzyskujących określone przychody ze sprzedaży produktów roślinnych i zwierzęcych przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy.

PIT-28 nie jest natomiast właściwym zeznaniem dla przedsiębiorców, którzy wybrali opodatkowanie dochodów według skali podatkowej albo 19-procentowym podatkiem liniowym.

Warto również pamiętać, że osoba uzyskująca przychody z różnych źródeł może być zobowiązana do złożenia kilku formularzy rocznych. Przykładowo podatnik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, który dodatkowo wynajmuje prywatnie mieszkanie, może rozliczyć dochody z pracy w PIT-37, a przychody z najmu w PIT-28.

PIT-28 a najem prywatny – jakie zasady obowiązują w 2026 roku?

Od 2023 roku najem prywatny podlega wyłącznie opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Podatnik nie może więc wybrać rozliczenia tego najmu według skali podatkowej. Przychody z najmu prywatnego podlegają dwóm stawkom:

• 8,5% – od przychodów do 100 000 zł.
• 12,5% – od nadwyżki ponad 100 000 zł.

Szczególne zasady przewidziano dla małżonków pozostających we wspólności majątkowej, którzy złożyli oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodów z najmu przez jednego z nich. W takim przypadku limit przychodów objętych stawką 8,5% wynosi 200 000 zł.

Przykład rozliczenia najmu prywatnego

Podatnik uzyskał w 2026 roku 120 000 zł przychodu z najmu prywatnego. Nie korzysta z odliczeń wpływających na podstawę opodatkowania.

Ryczałt wyniesie:

100 000 zł × 8,5% = 8 500 zł

20 000 zł × 12,5% = 2 500 zł

Łączny podatek wynosi 11 000 zł.

Przy ustalaniu przychodu należy prawidłowo przeanalizować postanowienia umowy najmu. Jeżeli określone opłaty eksploatacyjne obciążają zgodnie z umową najemcę, a wynajmujący jedynie przekazuje pobrane środki właściwym podmiotom, kwoty te co do zasady nie stanowią jego przychodu z najmu.

Jakie dokumenty przygotować przed wypełnieniem PIT-28?

Przed rozpoczęciem rozliczenia warto zgromadzić dokumenty pozwalające ustalić wysokość przychodów oraz prawidłowo zastosować stawki ryczałtu. Przedsiębiorca powinien przede wszystkim sprawdzić prowadzoną ewidencję przychodów, dokumenty księgowe, informacje o zastosowanych stawkach ryczałtu oraz wysokość należnych i wpłaconych kwot podatku. Osoba uzyskująca przychody z najmu prywatnego powinna natomiast przygotować umowy najmu, zestawienie otrzymanych czynszów oraz informacje o wpłatach ryczałtu w trakcie roku.

Dodatkowo mogą być potrzebne potwierdzenia zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz dokumenty potwierdzające prawo do ulg podatkowych. Przed przystąpieniem do wypełniania deklaracji należy upewnić się, że wykazywane przychody dotyczą rzeczywiście 2026 roku.

Jak wypełnić PIT-28 krok po kroku?

Formularz PIT-28 składa się z części dotyczących danych podatnika, przychodów, właściwych stawek ryczałtu, odliczeń oraz obliczenia należnego podatku.

Krok 1. Dane identyfikacyjne i rok podatkowy

W pierwszej kolejności należy wskazać rok podatkowy 2026, właściwy urząd skarbowy i cel złożenia zeznania. Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, które posługują się numerem PESEL, wskazują ten identyfikator. Przedsiębiorcy stosują natomiast NIP. Należy także uzupełnić wymagane dane osobowe i adresowe. Jeżeli formularz jest składany po raz pierwszy za dany rok, podatnik zaznacza złożenie zeznania. W przypadku poprawiania wcześniejszej deklaracji należy wybrać korektę.

Krok 2. Przychody objęte zwolnieniami podatkowymi

Niektórzy przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem mogą korzystać z określonych zwolnień z podatku dochodowego. Dotyczy to między innymi ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ oraz ulgi dla pracujących seniorów, jeżeli spełnione są ustawowe warunki. W tej części należy wykazać wyłącznie te przychody, które rzeczywiście podlegają odpowiedniemu zwolnieniu. Nie można zakładać, że każde zwolnienie podatkowe obejmuje wszystkie rodzaje przychodów. Zakres preferencji zależy od konkretnego przepisu i charakteru osiąganych przychodów.

Krok 3. Przychody opodatkowane ryczałtem

Kolejnym etapem jest wykazanie przychodów podlegających opodatkowaniu. W odpowiednich częściach deklaracji należy rozdzielić przychody według ich źródła oraz właściwych stawek ryczałtu. Przedsiębiorca może być zobowiązany do zastosowania kilku różnych stawek, jeżeli prowadzi działalność obejmującą różne rodzaje usług lub sprzedaży.

Przykład: Osoba prowadząca działalność gospodarczą wykonuje dwa rodzaje usług objętych różnymi stawkami ryczałtu. W takim przypadku nie powinna wykazywać całego przychodu według jednej stawki tylko dlatego, że przychody pochodzą z tej samej firmy.

Dla ustalenia stawki znaczenie ma rzeczywisty rodzaj wykonywanej działalności, a w wielu przypadkach również odpowiednia klasyfikacja usług według PKWiU. Przychody z najmu prywatnego wykazuje się w odpowiedniej części formularza, odrębnie od przychodów z działalności gospodarczej.

Krok 4. Odliczenia od przychodu

Pomimo braku możliwości rozliczania kosztów uzyskania przychodów ryczałt nie wyklucza wszystkich odliczeń. Podatnik może uwzględnić między innymi:

• Zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, jeżeli spełniają warunki odliczenia.
• Określone darowizny.
• Wydatki rehabilitacyjne.
• Wpłaty na IKZE.
• Wydatki objęte ulgą termomodernizacyjną.
• Inne odliczenia przewidziane ustawowo dla ryczałtu.

Przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem mogą również pomniejszyć przychód o 50% zapłaconych składek zdrowotnych, na zasadach określonych w przepisach. Nie należy jednak stosować tego odliczenia automatycznie do przychodów z najmu prywatnego. Jest ono związane z odpowiednią działalnością gospodarczą. Część ulg wykazuje się w załączniku PIT/O. Nie wszystkie preferencje wymagają jednak tego samego załącznika. Co ważne, nie można odliczać ponownie wydatków, które zostały już uwzględnione w innym rozliczeniu podatkowym.

Krok 5. Obliczenie ryczałtu

Po ustaleniu przychodów oraz dokonaniu dopuszczalnych odliczeń należy obliczyć ryczałt według właściwych stawek. Jeżeli podatnik uzyskuje przychody objęte różnymi stawkami, odpowiednie odliczenia przypisuje się do tych przychodów na zasadach wynikających z przepisów. Nie należy dowolnie przyporządkowywać całej kwoty odliczenia do kategorii opodatkowanej najwyższą stawką. W dalszej części deklaracji wykazuje się informacje dotyczące ryczałtu należnego oraz kwot wpłacanych w trakcie roku. Na podstawie ostatecznego rozliczenia ustala się, czy powstała nadpłata, czy też pozostał podatek do zapłaty.

Krok 6. Sprawdzenie i wysłanie zeznania

Po uzupełnieniu wszystkich danych należy zweryfikować zgodność przychodów z dokumentacją, zastosowane stawki oraz wysokość odliczeń. Następnie deklarację można przekazać do urzędu skarbowego elektronicznie albo w dopuszczalnej formie papierowej. Po wysłaniu elektronicznego zeznania należy upewnić się, że uzyskało status 200, a następnie pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

Jakie załączniki mogą być potrzebne do PIT-28?

Rodzaj wymaganych załączników zależy od sytuacji podatnika. Przykładowo:

• PIT/O – służy do wykazania określonych ulg i odliczeń.
• PIT-28/B – dotyczy przychodów z działalności gospodarczej prowadzonej w odpowiedniej formie spółki.
• PIT/D – dotyczy określonych odliczeń mieszkaniowych, jeżeli podatnik zachował prawo do ich rozliczenia.

Załącznik PIT-28/B nie jest tym samym dokumentem co PIT/B składany z PIT-36 lub PIT-36L. Jeżeli podatnik osiąga wyłącznie przychody z najmu prywatnego i nie korzysta z odliczeń wymagających dodatkowych formularzy, zakres jego rozliczenia będzie zazwyczaj prostszy niż w przypadku przedsiębiorcy.

Czy PIT-28 zostanie automatycznie zaakceptowany w Twój e-PIT?

Nie. Zeznanie PIT-28 udostępnione w usłudze Twój e-PIT wymaga samodzielnego uzupełnienia, zaakceptowania i wysłania. W szczególności należy sprawdzić wysokość przychodów z działalności gospodarczej lub najmu, zastosowane stawki, odliczenia oraz informacje o ryczałcie należnym i wpłaconym. Samo udostępnienie przygotowanego zeznania przez administrację skarbową nie oznacza, że zostało ono złożone.

Szczegółową instrukcję obsługi systemu można znaleźć w poradniku Twój e-PIT Ministerstwa Finansów.

Do kiedy złożyć PIT-28 za 2026 rok?

Zeznanie PIT-28 za 2026 rok należy złożyć od 15 lutego do 30 kwietnia 2027 roku. Do końca terminu składania zeznań należy również uregulować ewentualny podatek wynikający z rozliczenia rocznego. Warto pamiętać, że obowiązki związane z wpłacaniem ryczałtu w trakcie roku są odrębne od obowiązku złożenia rocznej deklaracji. Jeżeli podatnik zauważy błąd w przesłanym formularzu, może skorygować zeznanie zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

Najczęstsze błędy przy wypełnianiu PIT-28

Jednym z najczęstszych problemów jest zastosowanie niewłaściwej stawki ryczałtu. W przypadku działalności usługowej stawka zależy od rodzaju wykonywanych czynności, dlatego nie należy kierować się wyłącznie nazwą działalności. Kolejnym błędem jest próba rozliczenia kosztów zakupu towarów, remontu nieruchomości czy innych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Ryczałt opiera się na innych zasadach niż podatek od dochodu. Nieprawidłowości mogą również dotyczyć nieuwzględnienia wszystkich przychodów, podwójnego odliczenia składek albo błędnego rozliczenia najmu przez małżonków.

Szczególnie ważne jest też pamiętanie, że PIT-28 nie jest automatycznie zatwierdzany w usłudze Twój e-PIT.

Podsumowanie

PIT-28 służy do rozliczania przychodów opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Korzystają z niego między innymi przedsiębiorcy oraz osoby uzyskujące przychody z najmu prywatnego. Najważniejszym etapem wypełniania deklaracji jest prawidłowe ustalenie przychodów, ich źródeł i właściwych stawek ryczałtu. Następnie należy uwzględnić dopuszczalne odliczenia i porównać ostateczny podatek z kwotami wpłaconymi w ciągu roku.

Rozliczenie za 2026 rok należy złożyć najpóźniej 30 kwietnia 2027 roku. W przypadku korzystania z Twój e-PIT konieczne jest samodzielne zaakceptowanie i wysłanie zeznania.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne;
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

Wypełniając sekcję dotyczącą 1,5% podatku, masz wyjątkową okazję, by bez żadnych kosztów realnie wpłynąć na czyjś rozwój. Przekazując te środki na rzecz Akademii Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa (KRS 0000318482). To Twój mały gest, który w skali całego kraju buduje wielkie rzeczy. Poświęcenie chwili na wpisanie tego numeru KRS oraz weryfikację wszystkich kwot przed złożeniem podpisu pozwoli Ci poczuć satysfakcję z dobrze wykonanego zadania i realnie udzielonej pomocy.

r.pr. Anna Mierzejewska - radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie. Prowadzi Kancelarię Radcy Prawnego, współpracując z zespołem składającym się z radców prawnych, adwokatów i aplikantów. Doświadczenie zawodowe zdobywała w renomowanych kancelariach prawnych, świadcząc pomoc prawną zarówno na rzecz przedsiębiorców, jak i osób fizycznych.

Specjalizuje się w obsłudze prawnej przedsiębiorców, fundacji i stowarzyszeń, a także klientów indywidualnych. Zajmuje się m.in. doradztwem w zakresie obowiązków podatkowych, ulg i rozliczeń rocznych, w tym rozliczeń PIT. Współpracuje również z doradcą podatkowym w celu zapewnienia klientom bezpiecznych i zgodnych z prawem rozwiązań.

Prowadzi zajęcia dydaktyczne z zakresu prawa na Uniwersytecie VIZJA w Warszawie, dzieląc wiedzą praktyczną ze studentami.