PIT dla przedsiębiorców: do kiedy rozliczenie działalności gospodarczej?

Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) jest jednym z głównych obowiązków podatkowych przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub będących wspólnikami spółek osobowych (spółka cywilna, jawna, partnerska, komandytowa). W ramach PIT przedsiębiorcy rozliczają dochody osiągnięte w danym roku podatkowym, wykazują przychody i koszty uzyskania tych przychodów, a także opłacają zaliczki na bieżąco i składkę zdrowotną – wszystko zgodnie z odpowiednim ustawodawstwem.

Nieterminowe rozliczenie może skutkować karami finansowymi (odsetkami za zwłokę) oraz sankcjami administracyjnymi. Ponadto poszczególne formy opodatkowania mają różne terminy wpłat zaliczek i termin złożenia deklaracji rocznej – ich znajomość to podstawa odpowiedniego zarządzania podatkowego w firmie.

Formy opodatkowania przedsiębiorców

W zależności od wybranej formy opodatkowania obowiązujące terminy rozliczeń różnią się. W 2025 r. przedsiębiorcy mogą rozliczać PIT w czterech głównych formach:

Skala podatkowa (zasady ogólne) – stawki 12% i 32%;
Podatek liniowy – stała stawka 19%;
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – stawki zależne od rodzaju działalności, 2–17%;
Karta podatkowa (rzadko wybierana) – ryczałt stały, dostosowany do działalności, liczby pracowników i lokalnych stawek.

Terminy składania deklaracji i opłat

Skala podatkowa i podatek liniowy

Deklaracja roczna (PIT-36 lub PIT-36L)

Termin: 30 kwietnia 2026 r. – dotyczy rozliczenia za rok 2025. Jeżeli 30 kwietnia wypada w sobotę, niedzielę lub dzień wolny, termin przesuwa się na pierwszy dzień roboczy, czyli 2 maja 2026 r.

Ryczałt ewidencjonowany

Zaliczki

Wpłaty analogicznie do skali/podatku liniowego — do 20. dnia (miesiąc/kwartał).

Deklaracja roczna (PIT-28)

Termin: 30 kwietnia 2026 r. Jeżeli 30 kwietnia wypada w sobotę, niedzielę lub dzień wolny, termin przesuwa się na pierwszy dzień roboczy, czyli 2 maja 2026 r.

Karta podatkowa

Deklaracji PIT-16A należy złożyć do 28 lutego 2026 r.
Zwalnia z obowiązku wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. W przypadku opodatkowania działalności gospodarczej w formie karty podatkowej masz obowiązek płacić podatek określony w decyzji Naczelnika Urzędu Skarbowego: do 7. dnia następującego po miesiącu, za który jest należna karta podatkowa, a za grudzień danego roku w terminie do 28 grudnia danego roku.
Nie ma możliwości kwartalnych wpłat karty podatkowej.
Na formularzu PIT-16A wykazujesz składki na ubezpieczenie zdrowotne, które zostały zapłacone i odliczone od karty podatkowej w poszczególnych miesiącach roku kalendarzowego.

Kalendarz podatnika

Forma opodatkowania	Zaliczka/pobór podatku	Deklaracja roczna
Skala podatkowa	Mies. do 20., kwart. do 20. (gdy wybrano)	PIT‑36 do 30.04.2026 r.
Podatek liniowy	Mies. do 20., kwart. do 20. (gdy wybrano)	PIT‑36L do 30.04.2026 r.
Ryczałt	Mies. do 20., kwart. do 20.	PIT‑28 do 30.04.2026 r.
Karta podatkowa	–	PIT-16A do 28.02.2026 r.

Co w praktyce oznaczają terminy?

Skala i podatek liniowy – co oznaczają zaliczki?

Zaliczki rozliczane są od dochodu (przychód minus koszty, amortyzacja, odliczenia). Po każdym miesiącu lub kwartale wpłacasz obliczoną kwotę do US. Do 30 kwietnia roku następnego składasz PIT‑36/PIT‑36L – deklarację roczną, uwzględniając całoroczną sumę dochodu, kosztów, zapłaconych zaliczek i współczynników (ulgi, odliczenia). Jeśli zaliczki były wyższe niż należne, fiskus powinien zwrócić nadpłatę w ciągu 45 dni (polisa przepływu środków). Zbyt niska – różnicę dopłacasz w terminie złożenia PIT.

Ryczałt – gdzie prostota, tam i uproszczenie

Ryczałt opiera się tylko na przychodzie, a stawki są z góry ustalone (np. 8,5% przy niektórych usługach). Brak kosztów do odliczenia = brak ewidencji kosztów. Deklaracja PIT‑28 złożona do 30 kwietnia kończy etap roczny – nie ma dopłat, jedynie ewentualne nadpłaty.

Karta podatkowa – limitowana opcja dla małych firm

Karta jest dostępna tylko przy spełnieniu warunków: limit przychodów, ukierunkowanie na usługi lub drobną produkcję, branże określone przez ustawę. Zeznanie PIT-16A należy złożyć do 28 lutego 2026 r. W deklaracji wykazujesz składki na ubezpieczenie zdrowotne, które zostały zapłacone i odliczone od karty podatkowej w poszczególnych miesiącach roku kalendarzowego.

Warto wiedzieć – co może przysporzyć problemów?

Przekroczenie limitu przychodów

Przekroczenie limitu (np. ryczałtowego) skutkuje obowiązkiem zmiany formy opodatkowania – w trakcie roku (start nowej formy zazwyczaj od początku kolejnego miesiąca). W efekcie pojawiają się terminy dotyczące nowej formy – konieczne dostosowanie.

Opóźnienia w zaliczkach

Każdy dzień zwłoki to odsetki ustawowe liczone od danych kwot – dlatego nawet krótkie opóźnienia mogą prowadzić do nieznacznych, ale zauważalnych kosztów.

Błędne rozliczenia – korekta po terminie

Jeśli złożyłeś PIT‑36/PIT‑36L lub PIT‑28, a po terminie zauważysz błąd – możesz złożyć korektę w dowolnym momencie. Usunięcie błędów zmienia terminy zwrotu albo dopłat: usunięcie nadpłaty („zwiększona kwota do zwrotu”) będzie wymagać jej zwrotu przez fiskusa – cały proces trwa do 45 dni po wznowieniu postępowania.

Ulga na złe długi

PIT‑28 dopuszcza możliwość korekty kosztów poprzez tzw. „złe długi” – jeśli nie uregulowano płatności kontrahentowi przez 150 dni. Termin zastosowania ulgi przypada w deklaracji rocznej.

Przerwa w działalności – co wtedy?

Jeśli zawiesisz działalność – terminy zależą od formy opodatkowania, np.:

Przy skali/podatku liniowym – zaliczki mogą być zaniżone przez brak przychodów, ale i tak muszą być wpłacane.
Przy ryczałcie – jeśli przychody wyniosą zero, nie zapłacisz podatku, ale wypełnić deklarację trzeba. Jest możliwość określenia zerowego podatku.

Porównanie kluczowych terminów

	Skala podatkowa/ podatek liniowy	Ryczałt	Karta podatkowa
Zaliczki	Do 20. (mies./kwartał)	Do 20. (mies./kwartał)	–
Deklaracja roczna	30 kwietnia 2026 r.	31 kwietnia 2026 r.	28 lutego 2026 r.
Składka zdrowotna	4,9% / 9%	Wliczona w zaliczkę	Podatek dochodowy wynikający z karty podatkowej nie podlega pomniejszeniu o składki na ubezpieczenie społeczne
Korekta PIT	Możliwa po terminie	Możliwa po terminie	Możliwa po terminie

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

Wybór między miesięcznym a kwartalnym rozliczeniem

Miesięczne zaliczki są bardziej przejrzyste – umożliwiają lepszą kontrolę finansów.
Kwartalne – wygodniejsze, ale wymuszają lepszą oszczędność na typ trzy miesiące i mogą prowadzić do ryzyka nieodprowadzonych zaliczek, gdy pojawią się nagłe wydatki.

Narzędzia wspierające

Programy księgowe wielokrotnie automatyzują proces naliczania zaliczek i drukowania formularzy PIT. Warto wybrać takie, które odpowiada specyfice rozliczeń przedsiębiorcy.

Kiedy warto corocznie przeliczać formę opodatkowania?

Co roku warto analizować, która forma podatkowa daje najlepszy bilans między opodatkowaniem, kosztami i składkami zdrowotnymi – np. przy niskim dochodzie karta podatkowa lub ryczałt mogą być korzystne, a przy wysokich kosztach – skala podatkowa.

Efekt złotówki ma znaczenie
Twój realnie pomaga

Rozliczasz się samodzielnie

PIT-37

PIT-28

PIT-36

PIT-36L

PIT-39

PIT-38

Możesz skorzystać z bezpłatnej usługi "Twój e-Pit" Ministerstwa Finansów. Rozliczysz w nim deklaracje takie jak PIT-37, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-28, PIT-38 lub PIT 39. W odpowiednim miejscu wpisz nasz numer KRS 0000318482.

Jesteś na emeryturze

Pobieram PIT-OP

Pobierz i wydrukuj formularz oświadczenia PIT-OP, uzupełnij w nim nasz numer KRS i złóż go w swoim urzędzie skarbowym do 30 kwietnia. Formularz PIT OP możesz również złożyć przez internet, na stronie Ministerstwa Finansów, pamiętaj o wpisaniu naszego numeru KRS 0000318482.

Rozlicza Cię księgowa lub skarbówka

Przejdź na www.podatki.gov

Wyślij maila do księgowej/-ego

Przejdź na www.podatki.gov.pl do bezpłatnej usługi „Twój e-PIT”, Ministerstwa Finansów sprawdź swoje wypełnione zeznanie podatkowe a z listy organizacji pożytku publicznego wybierz numer KRS 0000318482 lub wybierz z listy „Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dra Bogusława Federa”

Jak przygotować się na nowy rok podatkowy?

1. Przeanalizuj dochód i koszty za 2025 r. – oceń, czy obecna forma opodatkowania pozostaje optymalna.
2. Zaplanuj zaliczki – miesięcznie lub kwartalnie w zależności od płynności finansowej.
3. Przygotuj dane do PIT‑28 lub PIT‑36/36L – praktycznie zbieraj dokumenty.
4. Zwróć uwagę na terminy – zaufaj przypomnieniu w programie księgowym lub powiadomieniach bankowych.
5. Skonsultuj się z doradcą podatkowym – szczególnie przy zmianie formy działalności lub skomplikowanych rozliczeniach ulgowych.

Podsumowanie

Rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) przez przedsiębiorców to jeden z kluczowych obowiązków każdego prowadzącego działalność gospodarczą. Prawidłowe i terminowe dopełnienie tego obowiązku wpływa nie tylko na zgodność z przepisami, ale także na płynność finansową, możliwość skorzystania z ulg i unikanie zbędnych kosztów wynikających z błędów lub opóźnień.

Terminy mają znaczenie – i to konkretne

Zależnie od wybranej formy opodatkowania, terminy składania deklaracji i opłacania podatku różnią się. Przedsiębiorca musi więc wiedzieć nie tylko ile zapłacić, ale przede wszystkim kiedy:

PIT‑28 (ryczałt) – do 30 kwietnia 2026 r.;
PIT‑36 / PIT‑36L (skala i podatek liniowy) – do 30 kwietnia 2026 r.;
Zaliczki – co miesiąc lub kwartał, do 20. dnia miesiąca;
Karta podatkowa – do 28 lutego 2026 r.

Brak świadomości tych dat może prowadzić do naliczania odsetek karnych, niepotrzebnych stresów i komplikacji we współpracy z urzędem skarbowym.

Wybór formy opodatkowania wpływa na wszystko

Formę opodatkowania warto dopasować nie tylko do rodzaju działalności, ale również do struktury przychodów, kosztów oraz planów inwestycyjnych. Na przykład:

Ryczałt – najkorzystniejszy przy wysokich przychodach i niskich kosztach;
Podatek liniowy – atrakcyjny przy dochodach powyżej 120 000 zł rocznie, bez preferencji dla ulg rodzinnych;
Skala podatkowa – elastyczna, ale z wyższą składką zdrowotną;
Karta podatkowa – ograniczona do niewielkiej liczby zawodów i działalności lokalnych.

Dobrze przemyślany wybór może przełożyć się na oszczędność nawet kilkunastu tysięcy złotych rocznie.

Deklaracja to nie wszystko – liczy się dokumentacja

W praktyce wielu przedsiębiorców koncentruje się na samym złożeniu deklaracji rocznej, zapominając o odpowiednim przygotowaniu danych przez cały rok. Tymczasem rzetelna dokumentacja:

umożliwia łatwe obliczenie zaliczek,
pozwala wykorzystać ulgi podatkowe (np. B+R, IP Box),
chroni w razie kontroli skarbowej,
upraszcza ewentualne korekty lub przekształcenia formy działalności.

Nawet w ryczałcie, gdzie nie rozlicza się kosztów, warto prowadzić rejestry dla własnej analizy efektywności finansowej.

Zmiany przepisów? Uważaj co roku!

System podatkowy w Polsce cechuje się częstymi nowelizacjami. Choć w 2025 r. nie nastąpiły rewolucyjne zmiany, to każda nowa interpretacja, wskaźnik składki zdrowotnej czy zmiana formularza może mieć realny wpływ na sposób rozliczenia i wysokość obciążenia podatkowego.

Dlatego:

nie polegaj wyłącznie na wiedzy z poprzednich lat,
korzystaj z aktualnych formularzy,
śledź komunikaty Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej.

Dobrym nawykiem jest konsultacja z doradcą podatkowym raz do roku – zwłaszcza w przypadku większych zmian w firmie, np. zwiększenia zatrudnienia, wprowadzenia nowego produktu czy ekspansji na rynek zagraniczny.

Kluczowe wnioski dla przedsiębiorców:

1. Rozliczenia PIT to nie tylko obowiązek, ale narzędzie optymalizacji finansowej.
2. Wiedza o terminach i formach opodatkowania chroni przed kosztownymi błędami.
3. Dobrze prowadzona dokumentacja pozwala na bezproblemowe składanie deklaracji i ewentualne korekty.
4. Każdy rok podatkowy to szansa na nową ocenę efektywności formy opodatkowania.
5. Wsparcie doradcze lub księgowe to inwestycja w spokój i bezpieczeństwo prawne.

Ostatnia rada na koniec

Nie odkładaj rozliczeń „na później”. Planowanie podatkowe powinno towarzyszyć prowadzeniu działalności przez cały rok. Pamiętaj, że skuteczny przedsiębiorca to nie tylko ten, który generuje zyski, ale ten, który umie zarządzać swoimi zobowiązaniami wobec państwa w sposób mądry i strategiczny.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 843).

Zobacz także:

apl. adw. Ewa Aleksandra Ziemak – absolwentka na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie.

Od 2025 r. jest członkiem Izby Adwokackiej w Warszawie i odbywa aplikacje adwokacką, rozwijając swoje kompetencje w ramach praktyki zawodowej.

Doświadczenie zdobywała w warszawskich kancelariach prawnych oraz działach prawnych korporacji, gdzie uczestniczyła w obsłudze zarówno podmiotów gospodarczych, jak i klientów indywidualnych. Zajmuje się bieżącym doradztwem prawnym dla przedsiębiorców oraz osób fizycznych – przygotowywaniem i opiniowaniem umów, obsługą korporacyjną spółek, a także reprezentacją w postępowaniach cywilnych, gospodarczych i karnych.