PIT za wynajem mieszkania - jak rozliczyć krok po kroku?

Wynajem mieszkania to jedno z najczęściej wybieranych źródeł pasywnego dochodu w Polsce. Coraz więcej osób inwestuje w nieruchomości, by uzyskać regularne przychody z najmu. Jednak, jak w przypadku każdej formy dochodu – obowiązkiem podatnika jest jego prawidłowe rozliczenie z urzędem skarbowym.

Jak rozliczyć PIT za wynajem mieszkania w 2025 roku? Jakie są dostępne formy opodatkowania i na co trzeba zwrócić szczególną uwagę? Poniżej przedstawiamy praktyczny przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci przejść przez cały proces bez stresu i błędów.

Krok 1: Określ formę wynajmu – prywatny czy działalność gospodarcza

Pierwszym i kluczowym elementem jest zidentyfikowanie, czy prowadzisz najem prywatny, czy też działalność gospodarczą w zakresie wynajmu nieruchomości.
Najem prywatny 
Dotyczy osób fizycznych wynajmujących swoje mieszkania, domy, pokoje lub inne nieruchomości poza działalnością gospodarczą. Najem ma charakter okazjonalny lub dodatkowy, a wynajmujący nie traktuje tego jako źródła stałego zarobku prowadzonego w sposób zorganizowany. To najczęstszy przypadek – obejmuje np. osoby wynajmujące jedno lub dwa mieszkania.

Najem w ramach działalności gospodarczej

Jeśli wynajem spełnia przesłanki działalności gospodarczej – czyli ma charakter ciągły, zorganizowany i nastawiony na zysk – może zostać uznany za działalność gospodarczą. Przykłady:

• Posiadanie wielu lokali pod wynajem,
• Systematyczne krótkoterminowe wynajmy (np. przez Airbnb),
• Zatrudnianie osób do obsługi najmu.

Uwaga: Nie ma jednoznacznego progu liczby nieruchomości, od którego najem staje się działalnością gospodarczą – wszystko zależy od okoliczności konkretnego przypadku. 

Krok 2: Wybierz formę opodatkowania

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (domyślna opcja dla najmu prywatnego). 
Od 2023 roku ryczałt jest podstawową formą opodatkowania najmu prywatnego. Obowiązują dwie stawki:

• 8,5% – dla przychodów do 100 000 zł rocznie,
• 12% – dla nadwyżki ponad 100 000 zł.

Gdy małżonkowie zdecydują się na rozliczanie przychodów z najmu przez jednego z nich (na podstawie złożonego oświadczenia), limit przychodu uprawniający do stosowania podwyższonej stawki ryczałtu 12,5% wynosi 200 000 zł rocznie.

Uwaga: Przy ryczałcie nie można odliczać kosztów uzyskania przychodu (np. remontów czy amortyzacji).

Podstawowym formularzem składanym przez osoby osiągające przychody z najmu (dzierżawy) jest PIT-28. To właśnie ten druk służy do rozliczenia przychodów uzyskanych w ramach najmu. 

Zasady ogólne (skala podatkowa lub podatek liniowy)

Dostępne tylko przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Możesz rozliczać się według:

• Skali podatkowej: 12% i 32% (próg podatkowy),
• Podatku liniowego: 19% – niezależnie od dochodu.

W tych formach możesz odliczać koszty, co bywa korzystne przy wysokich nakładach (np. kredyt, remonty).

Krok 3: Prowadź ewidencję przychodów

Jeśli korzystasz z ryczałtu, musisz prowadzić ewidencję przychodów – wystarczy prosty rejestr z datami i kwotami wpływów z najmu. Dodatkowo zapisuj daty i numery umów oraz przechowuj potwierdzenia przelewów i rachunki.

Przy ryczałcie konieczne jest prowadzenie ewidencji przychodów. Może być to prosty arkusz Excel lub zeszyt, w którym zapisujesz:

• datę otrzymania wpłaty,
• kwotę,
• dane najemcy (np. numer umowy).

Warto także przechowywać:

• kopie umów najmu,
• potwierdzenia przelewów,
• korespondencję z najemcami (np. e-maile),
• dowody wpłat za media, jeśli refakturowane są na najemców.

Nie ma obowiązku wystawiania faktur, ale w razie kontroli musisz móc wykazać swoje przychody.

Krok 4: Opłacaj zaliczki miesięczne lub kwartalne

Podatek należy wpłacać do urzędu skarbowego na mikrorachunek podatkowy:

• do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano przychód,
• lub kwartalnie (do 20. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału) – opcja tylko dla osób fizycznych nieprowadzących działalności.
  W tytule przelewu wpisz: „Ryczałt – przychody z najmu”.

Krok 5: Złóż roczne zeznanie PIT-28

Termin: do 30 kwietnia 2026 r. (za rok podatkowy 2025)
Jeśli korzystasz z ryczałtu od najmu prywatnego, musisz złożyć deklarację PIT-28. Można to zrobić:

• przez e-Urząd Skarbowy (Twój e-PIT),
• przez e-Deklaracje,
• osobiście lub listownie.

W deklaracji PIT-28 wpisujesz sumę przychodów z najmu i wyliczony podatek według odpowiedniej stawki.

Uwaga: Nie rozliczasz się wspólnie z małżonkiem w PIT-28 – jest to deklaracja indywidualna.

Krok 6: Uwzględnij wpłaty na IKZE lub darowizny (jeśli chcesz odliczyć), a także skorzystaj z możliwych ulg i odliczeń

Choć ryczałt wyklucza odliczanie kosztów, nie oznacza to, że nie możesz pomniejszyć swojego podatku. W 2025 roku nadal dostępne będą niektóre ulgi i odliczenia, np.:

• Ulga na Internet – do 760 zł rocznie,
• Ulga termomodernizacyjna – do 53 000 zł (jeśli dotyczy nieruchomości wynajmowanej przez właściciela),
• Darowizny – na cele kultu religijnego, organizacje pożytku publicznego (do 6% dochodu),
• Wpłaty na IKZE – maksymalnie 9 310,80 zł (dla osób fizycznych w 2025 r.).

Aby skorzystać z tych ulg, należy dołączyć odpowiednie załączniki do PIT-28 (np. PIT/O).

Krok 7: Unikaj błędów i sankcji

Nawet drobne pomyłki mogą skutkować nieprzyjemnościami ze strony fiskusa. Oto najczęstsze błędy popełniane przez wynajmujących.

Czego unikać:

• Nieterminowa wpłata podatku – naliczane są odsetki za zwłokę,
• Brak deklaracji PIT-28 – nawet przy zapłaconym podatku jest to uchybienie formalne,
• Nieujawnienie przychodów z najmu – grozi sankcyjnym podatkiem w wysokości 75% nieujawnionego dochodu,
• Brak ewidencji przychodów – obowiązkowe przy ryczałcie.

W przypadku wątpliwości warto skorzystać z usług:

• księgowego,
• doradcy podatkowego,
• lub specjalistycznych programów do rozliczania najmu 

Podsumowanie 

Rozliczenie najmu w 2025 roku nie musi być skomplikowane, jeśli krok po kroku przestrzegasz obowiązujących przepisów. Pamiętaj, by:

1.    Określić charakter najmu (prywatny vs działalność),
2.    Wybrać odpowiednią formę opodatkowania,
3.    Regularnie prowadzić ewidencję przychodów,
4.    Opłacać podatek w terminach miesięcznych lub kwartalnych,
5.    Złożyć roczne zeznanie PIT-28,
6.    Korzystać z dostępnych ulg,
7.    Unikać błędów formalnych.

Dzięki rzetelnemu podejściu możesz uniknąć problemów z urzędem skarbowym i w pełni legalnie czerpać korzyści z inwestycji w nieruchomości.

PIT za wynajem mieszkania – pytania i odpowiedzi

Odpowiedź na pytanie: „Czy muszę rejestrować działalność gospodarczą, jeśli wynajmuję dwa mieszkania?” nie jest jednoznaczna i zależy od charakteru prowadzonego najmu, a nie tylko od liczby nieruchomości. Sama liczba lokali (np. dwa mieszkania) nie przesądza automatycznie o konieczności założenia działalności gospodarczej. Kluczowe są okoliczności faktyczne i sposób prowadzenia najmu.

Kiedy wynajem dwóch mieszkań NIE jest działalnością gospodarczą?

Jeśli wynajmujesz dwa mieszkania jako osoba fizyczna, bez zamiaru prowadzenia zorganizowanej, systematycznej i powtarzalnej działalności zarobkowej, to zazwyczaj możesz traktować to jako tzw. najem prywatny, czyli:

• nie masz zarejestrowanej działalności,
• nie zatrudniasz osób do obsługi najmu (np. firm sprzątających, zarządców, pośredników),
• wynajem nie jest intensywnie promowany (np. poprzez reklamy, portale rezerwacyjne jak Booking czy Airbnb),
• umowy są długoterminowe (np. na 12 miesięcy z możliwością przedłużenia),
• nie występuje rotacja najemców jak w działalności hotelowej lub krótkoterminowej.

W takiej sytuacji, nie ma obowiązku zakładania działalności gospodarczej, a najem może być rozliczany w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych jako najem prywatny.

Kiedy wynajem dwóch mieszkań może być działalnością gospodarczą?
Sytuacja zmienia się, gdy najem:

• ma cechy zorganizowanej działalności zarobkowej (np. harmonogram najmu, promocja, rekrutacja najemców),
• prowadzony jest w sposób ciągły i powtarzalny (np. rotacja najemców co kilka dni lub tygodni),
• ma charakter krótkoterminowy (np. 1–30 dni),
• generuje obsługę jak w hotelu (sprzątanie, rezerwacje, wystawianie faktur, meldowanie gości),
• przynosi regularny zysk i wynajmujący posiada więcej niż jedno źródło najmu.

W takich przypadkach organ podatkowy może uznać, że faktycznie prowadzisz działalność gospodarczą w rozumieniu art. 5a pkt 6 ustawy o PIT, co rodzi konsekwencje prawne, m.in.:

• konieczność rejestracji działalności gospodarczej (np. w CEIDG),
• zmiana formy rozliczania (PIT-36 lub PIT-36L zamiast PIT-28),
• prowadzenie księgowości zgodnie z przepisami o działalności,
• zgłoszenie do ZUS i ewentualna konieczność opłacania składek.

Co mówią przepisy i interpretacje podatkowe?

Polskie przepisy nie wskazują konkretnej liczby nieruchomości, przy której należy zarejestrować działalność. Decydujące są cechy działalności: ciągłość, zorganizowanie i nastawienie na zysk.

Sama liczba wynajmowanych mieszkań (np. dwa) nie przesądza o obowiązku rejestracji działalności gospodarczej, o ile wynajem ma charakter prywatny, okazjonalny i nie nosi cech działalności zorganizowanej.

Z drugiej strony, gdy podatnik wynajmuje dwa mieszkania w trybie krótkoterminowym (np. Airbnb) i prowadzi aktywne działania promocyjne, fiskus może uznać, że to działalność gospodarcza – niezależnie od liczby lokali.

Kiedy warto rozważyć rejestrację działalności?

Rejestracja może być korzystna (choć niekonieczna) w przypadku, gdy:

• ponosisz duże koszty i chcesz je odliczać (np. amortyzacja, kredyt),
• planujesz rozwój działalności – zakup kolejnych lokali, zatrudnianie osób,
• zamierzasz wynajmować lokale krótkoterminowo,
• chcesz uzyskać dostęp do faktur VAT i współpracować z innymi firmami.

Podsumowanie – czy przy wynajmie dwóch mieszkań muszę założyć firmę?

Wniosek: Jeżeli wynajmujesz dwa mieszkania w sposób spokojny, długoterminowy, bez cech profesjonalnej działalności – nie musisz zakładać działalności gospodarczej. Jeśli jednak działasz na większą skalę, zorientowaną na zysk i strukturę usługową – fiskus może uznać, że powinieneś zarejestrować firmę.

W razie wątpliwości najlepiej uzyskać indywidualną interpretację podatkową od Krajowej Informacji Skarbowej, co zapewni Ci ochronę prawną w razie kontroli.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 776 z późn. zm.).

r.pr. Anna Mierzejewska – radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie. Prowadzi Kancelarię Radcy Prawnego, współpracując z zespołem składającym się z radców prawnych, adwokatów i aplikantów. Doświadczenie zawodowe zdobywała w renomowanych kancelariach prawnych, świadcząc pomoc prawną zarówno na rzecz przedsiębiorców, jak i osób fizycznych.

Specjalizuje się w obsłudze prawnej przedsiębiorców, fundacji i stowarzyszeń, a także klientów indywidualnych. Zajmuje się m.in. doradztwem w zakresie obowiązków podatkowych, ulg i rozliczeń rocznych, w tym rozliczeń PIT. Współpracuje również z doradcą podatkowym w celu zapewnienia klientom bezpiecznych i zgodnych z prawem rozwiązań.

Prowadzi zajęcia dydaktyczne z zakresu prawa na Uniwersytecie VIZJA w Warszawie, dzieląc wiedzą praktyczną ze studentami.